نرم افزار حقوق و دستمزد چیست ؟
به زبان ساده، نرم افزار حقوق و دستمزد برنامه ای است که پرداخت های کارکنان را سازماندهی، مدیریت و خودکار می کند. تمام فعالیت های حقوق و دستمزد را ساده می کند و سوابق دقیقی از آن نگه می دارد. این به شما امکان می دهد تا هر زمان که به اطلاعات خاصی نیاز داشتید، فوراً به آن دسترسی داشته باشید.
نرم افزار حقوق و دستمزد می تواند ساعت کار کارکنان شما را ردیابی کند تا حقوق آنها را برای مدت تعیین شده بر اساس نرخ دستمزد محاسبه کند. علاوه بر این، می تواند چک ها را چاپ و تحویل دهد و واریز مستقیم را آغاز کند.
در مورد مالیات چه می شود؛ ممکن است بپرسید خوب، سیستم نرم افزاری می تواند مالیات ها و سایر کسورات را نیز انجام دهد، بسته به حضور و غیاب کارمندان، ساعات کار و دستمزد.
اکثر سیستم‌های نرم‌افزار حقوق و دستمزد، چه برای شرکت‌های بزرگ و چه برای مشاغل کوچک، به شما کمک می‌کنند تا از آخرین قوانین مالیاتی به‌روز بمانید.
در حالی که این نرم‌افزار معمولاً بخشی از سیستم‌های نرم‌افزار جامع منابع انسانی است، محصولات مستقل زیادی را در بازار خواهید یافت.
اگر شما یک کارآفرین یا تاجر هستید، از قبل می دانید که پردازش حقوق و دستمزد چقدر می تواند پیچیده باشد. از محاسبه حقوق و کسورات گرفته تا تشکیل پرونده و گزارش مالیاتی، حقوق و دستمزد بسیار بیشتر از جبران خسارت کارکنان است. خوشبختانه نرم افزار حقوق و دستمزد اینجاست تا این کار را ساده تر کند.
راه حل نرم افزار حقوق و دستمزد برنامه ای است که فعالیت های حقوق و دستمزد را مدیریت و خودکار می کند. برخی از سیستم ها بخشی از سیستم های نرم افزاری جامع منابع انسانی هستند، در حالی که بسیاری از آنها به عنوان راه حل های مستقل در دسترس هستند.
این نرم افزار بر اساس سیاست های سازمانی تعیین شده شما، محاسبات دقیق حقوق کارکنان، پس از کسر مالیات و سایر کسورات را در اختیار شما قرار می دهد. برای دستیابی به دستمزد دقیق، مرخصی‌های کارمندان، گزارش‌های زمانی، و همچنین ساعات اضافه کاری و امتیازات را در نظر می‌گیرد.
علاوه بر این، چنین سیستم‌های خودکاری به شما امکان می‌دهند مستقیماً به حساب‌های بانکی کارمندان خود واریز کنید و روند سنتی صدور و توزیع چک را حذف کنید و در عین حال در زمان و منابع شما صرفه‌جویی کنید.
جالب اینجاست که ویژگی های سیستم حقوق و دستمزد از سیستمی به سیستم دیگر متفاوت است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که نیازهای خود را درک کنید. و شما می توانید بدون توجه به نوع صنعت یا اندازه شرکت خود، یک سیستم سفارشی و مقیاس پذیر دریافت کنید.
از آنجایی که سیستم های زیادی وجود دارد، انتخاب یکی از آنها ممکن است سخت باشد
ویژگی های یک نرم افزار حقوق دستمزد
نرم افزارهای حقوق و دستمزد زیادی در بازار وجود دارد. اما کدام یک از آن ها برای شما بهترین خواهد بود؟ این تا حد زیادی به نیازهای شما و ویژگی های نرم افزار بستگی دارد. در حالی که هر سیستم حقوق و دستمزد ویژگی های متفاوتی دارد، برخی از ویژگی های رایج و حیاتی وجود دارد که باید بدانید.
› حضور کارکنان
یک سیستم حقوق و دستمزد خوب شامل حضور یکپارچه کارکنان می‌شود، که در آن، کارمندان می‌توانند به سرعت در لیست حقوق و دستمزد شرکت ثبت نام کنند. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا به تمام جزئیات نمایه استخدام‌های جدید، مانند اطلاعات شخصی، پست استخدامی، اطلاعات حقوق و جزئیات پرداخت، از یک مکان واحد دست پیدا کنید. که باعث صرفه جویی در زمان و تلاش زیادی می شود.
› سفارشی سازی
هر سازمانی سیاست ها و رویه های متفاوتی دارد. همین امر در مورد سلسله مراتب سازمانی نیز صادق است – از کارمندان سطح پایین تا رهبران. بنابراین، توانایی سفارشی کردن نرم افزار حقوق و دستمزد یک ویژگی قابل توجه است. از سفارشی کردن حقوق، کسر و مزایا تا بازپرداخت و گزارش. یک سیستم حقوق و دستمزد مؤثر همه چیز را ارائه می دهد.
› سپرده های مستقیم
با نرم افزار حقوق و دستمزد می توانید از عمل سنتی چاپ و توزیع چک خداحافظی کنید. به لطف فناوری در حال تکامل، این سیستم قادر است هر بار و به موقع از حساب بانکی شرکت شما به حساب بانکی کارکنان شما واریز کند. علاوه بر این، چندین سیستم همچنین به شما امکان می دهند چرخه های پرداخت متفاوتی را برای پایه کارمندان مختلف تنظیم کنید.
انتقال مستقیم باعث می شود کارکنان شما حقوق خود را سریعتر دریافت کنند و در عین حال در کاغذ نیز صرفه جویی کنند.
› تشکیل پرونده مالیاتی
تشکیل پرونده مالیاتی دستی یک کار خسته کننده است، درست مانند حقوق و دستمزد. احتمال اشتباه و تاخیر را افزایش داده است. به همین دلیل است که اکثر سیستم‌های نرم‌افزار حقوق و دستمزد شامل قابلیت ثبت مالیات هستند.
این سیستم نه تنها مالیات را محاسبه و کسر می کند، بلکه همان را در مراجع ذیربط ثبت می کند. علاوه بر این، سیستم علاوه بر پیگیری وضعیت پرونده و معافیت ها، تاریخ های سررسید مالیاتی را بررسی می کند.
› سلف سرویس کارکنان
یک ویژگی ضروری برای نرم افزار حقوق و دستمزد، ESS یا Employee Self Service کارکنان شما را قادر می سازد تا برخی از وظایف را به تنهایی انجام دهند. چه دانلود فیش‌های حقوق، به‌روزرسانی اطلاعات تماس، وارد کردن اظهارنامه‌های سرمایه‌گذاری یا دسترسی به برگه‌های مالیاتی آنها باشد. کارمندان می توانند چنین عملیاتی را به تنهایی انجام دهند. در نتیجه، شفافیت بیشتر و حل سریع سؤالات وجود دارد.
> گزارش نویسی
با گزارش‌دهی دقیق داخلی، نرم‌افزار حقوق و دستمزد می‌تواند بینش قابل‌توجهی در مورد داده‌های حقوق و دستمزد شما، از بودجه و حقوق کارگران گرفته تا مالیات و حضور و غیاب به شما بدهد. علاوه بر آن، گزارش ها الگوها و روندهای ارزشمندی را ارائه می دهند که تیم های حسابداری و منابع انسانی شما می توانند برای افزایش کارایی از آنها استفاده کنند. به عنوان مثال، می تواند به مدیریت برنامه های اضافه کاری یا تخصیص بهتر منابع کمک کند.
› یکپارچه سازی با سیستم های موجود
نرم افزار حقوق و دستمزد موثر یکپارچه سازی صاف با سیستم های موجود شما، مانند نرم افزار حسابداری یا سیستم ردیابی زمان را ارائه می دهد. به عنوان مثال، هر زمان که کارمندان شما یک شیفت را ثبت کنند، همین امر به طور خودکار در سیستم حقوق و دستمزد منعکس می شود. یا هر زمان که حقوق و دستمزد را پردازش می کنید، جزئیات به طور خودکار در دفتر شما ثبت می شود.
چنین ادغام هایی در زمان و تلاش بسیار صرفه جویی می کنند و در عین حال احتمال خطاها را کاهش می دهند.
چگونه نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب را انتخاب کنیم؟
انتخاب نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب به هیچ وجه یک راه حل نیست. عوامل زیادی وجود دارد که باید قبل از اینکه به یکی از گزینه های متعددی که در آنجا دارید راضی شوید، در نظر بگیرید. آن عوامل چیست، بیایید دریابیم:
> سهولت استفاده
نرم‌افزار حقوق و دستمزد باید یک منحنی یادگیری اسمی ارائه دهد تا کارکنان منابع انسانی شما مجبور نباشند ستون‌های پستی را برای انجام وظایف عادی خود در کنار آن انجام دهند. به دنبال سیستمی باشید که استفاده از آن ساده باشد و دارای رابط کاربری بدون درهم و برهمی، تجربه کاربری چشمگیر و نکات مربوط به ویژگی باشد.
› مقیاس پذیری
قبل از اینکه تصمیم بگیرید راه حل نرم افزار حقوق و دستمزد را ادامه دهید، مطمئن شوید که به اندازه کافی مقیاس پذیر است تا نیازهای آینده شما را برآورده کند. باید بتواند در کنار تقاضاهای رو به رشد شرکت شما رشد کند. تغییر مکرر از یک سیستم حقوق و دستمزد به سیستم دیگر نه امکان پذیر است و نه مقرون به صرفه.
› رعایت مالیات
رعایت مهلت های مالیاتی و تغییرات در مقررات برای حسابداران دردسرساز است. بنابراین، توصیه می شود به دنبال سیستم حقوق و دستمزدی باشید که مطابق با مالیات باشد. به این ترتیب، سازمان شما هیچ به روز رسانی در قوانین یا مهلت ها را از دست نخواهد داد.
> امنیت
مهم نیست که کدام نرم افزار حقوق و دستمزد را انتخاب می کنید، اطلاعات حساس کارکنان شما از جمله اطلاعات شخصی و بانکی آنها را ذخیره می کند. از این رو، باید مطمئن شوید که نرم افزار امنیت درجه یک، روزانه و روزانه را ارائه می دهد.
> دسترسی
امکان دسترسی به اطلاعات حقوق و دستمزد، بدون توجه به جایی که هستید، عامل مهم دیگری است. با پشتیبانی چند دستگاهی می‌توانید به دنبال راه‌حل‌های حقوق و دستمزد مبتنی بر ابر برای چنین دسترسی‌هایی در هر زمان و هر مکان باشید. همچنین برخی از نرم افزار ها امکان ارائه فیش حقوقی آنلاین را دارند.
> گزارش نویسی
نرم افزار حقوق و دستمزد را انتخاب کنید که یک ویژگی گزارش داخلی و قابل تنظیم با بینش موثر در مورد الگوها و روندها را در اختیار شما قرار می دهد. به طور قابل توجهی به فرآیند تصمیم گیری کمک می کند.
> پشتیبانی
صرف نظر از اینکه چقدر از خرابی ها یا اشکالات سیستم متنفریم، آنها اتفاق می افتند. بدون علامت هشدار بنابراین، همیشه بررسی کنید که آیا فروشنده ای که انتخاب کرده اید پشتیبانی با کیفیت ارائه می دهد – چه از طریق ایمیل، چت یا تماس.
› آزمایشی رایگان
آزمایش‌های رایگان نه تنها به شما فرصتی می‌دهد تا با راه‌حل آشنا شوید، بلکه به شما امکان می‌دهد ارزیابی کنید که آیا در وهله اول نیازهای شما را برآورده می‌کند یا خیر. بنابراین، یک سیستم حقوق و دستمزد را انتخاب کنید که یک آزمایش رایگان با قابلیت دسترسی کامل ارائه می‌کند.
همچنین می‌توانید چند مورد از آنها را امتحان کنید، ویژگی‌ها را با هم مقایسه کنید و سپس موردی را که متناسب با نیازتان است خریداری کنید.
بهترین نرم افزارهای حقوق و دستمزد
نرم افزار حقوق و دستمزد کاوان
نرم افزار حقوق و دستمزد سپیدار
نرم افزار حقوق و دستمزد هلو
نرم افزار حقوق و دستمزد پیوست
No comment